Cara Cepat Men-tracing Arsip Email

Ini sebuah kisah lama yang tragis dan memilukaan setelah berkali-kali saya harus buang-buang waktu ketika mencari arsip di kotak email untuk menemukan arsip email yang berisi tentang hal-hal yang spesifik.

Gimana gak tragis kalau akhirnya saya harus menuliskan ... "Sorry, I can't find your confirmation. Please re-send your confirmation ?".

Padahal, workstation yang saya gunakan sudah cukup keren dengan 4 buah hardrive (mungkin lebih...) yang meng-arsip email saya selama lebih dari 5 tahun, dan ter-back-up setiap 1 semester.
Mending kalo arsip email nya ketemu, kalau enggak ..? mata jadi panas, tangan jadi capek, waktu tersia-sia ... dan yang lebih parah lagi ...kena finding pas ada audit ISO ..he he he 

Fasilitas search email yang telah disediakan oleh software-software email, sebetulnya bisa membantu menemukan arsip email yang dicari, namun biasanya belum secara langsung mengarah ke spesifik data yang kita inginkan karena masih perlu dipreteli lagi untuk menemukan dokumen email spesifik yang sedang kita cari. Jujur saja ... kecanggihan processor quad-core atau Core-I terbaru pun gak bakalan bisa dengan cepat menemukan arsip email kita tanpa campur tangan kita sendiri.

Search dan Filter message pada Thunderbird untuk mencari arsip email

Berbagai cara dan metode saya coba untuk mengorganisasikan email-email supaya mudah dan cepat jika saya harus menarik kembali informasinya di kemudian hari. Sehingga akhirnya, saya gunakan fasilitas Filter by Subject yang telah tersedia di setiap software email, dan mengatur penulisan Subject email yang diisi dengan nama object yang sedang dibicarakan dalam email, ditambah dengan satu kata keterangan pokok.

Contohnya begini, ketika kita memulai sebuah email yang akan membicarakan tentang sebuah kegiatan acara, misalnya saja outbound. Maka kata outbound ini harus selalu diisikan dalam setiap korenspondensi yang membicarakan kegiatan ini.

Subject diisi dengan pokok bahasan utama

Setelah Subject pokok bahasan utama kita isikan, kita bisa menambahkan dengan pokok bahasan yang lebih spesifik sedang kita bicarakan dalam email tersebut. Disini, saya memisahkan kata-kata pokok bahasan utama dan kata-kata pokok bahasan spesifik dengan tanda "titik dua (:)".

Pokok bahasan spesifik ditambahkan setelah pokok bahasan utama

Dari cara sederhana itu, nantinya kita hanya butuh mengisi kolom filter dan mengaktifkan subject pada fasilitas filter email jika ingin mereview kembali arsip-arsip email yang bisa langsung merujuk pada arsip email yang spesifik.

Mencari arsip email dengan Filter Subject

Contoh lain misalnya, email yang kita buat untuk memasarkan sebuah produk, anggap saja produk fashion musim panas 2013. Maka, kita bisa menggunakan Spring 2013 sebagai pokok bahasan utama, dan selalu kita isikan dalam setiap korespondensi yang membicarakan produk fashion musim panas 2013.
Begitupun ketika kita membahas sebuah proyek pembangunan taman bermain di lokasi 'XYZ' misalnya, maka kita bisa mengisikan Taman Bermain 'XYZ' sebagai pokok bahasan utama disetiap korespondensinya.

Persoalannya, bagaimana jika kita menerima email yang mengajak kita membahas sebuah issue, namun kita melihat email subject-nya terlalu universal ? Misalnya, kita menerima email dari seseorang yang ingin membahas tentang penyusunan database siswa SD "A" namun di subjectnya terisi "Komputerisasi data siswa". Memang secara sepintas berkesan relevan dengan pokok bahasan, namun dengan kata-kata seperti itu di dalam subject-nya, kemungkinan besar akan menyulitkan kita melakukan tracing arsip email di kemudian hari. Disini, kita bisa me-reply dan menambakan kata-kata yang akan mudah diingat jika kita melakukan tracing di kemudian hari. Misalnya dengan menambahkan ": database SD"A" : rencana", dibelakang kata-kata subject yang telah ada atau kita hapus subject yang ada dengan diganti dengan kata-kata yang lebih terorganisir.

So ... semoga tips sederhana tentang pengelolaan email ini bisa membantu memudahkan dan mempercepat proses anda melakukan searching arsip email, sehingga ... bisa facebook-an lebih lama ... he..he..hee..

                                                                                                                               

Helm dengan lampu stop tanpa kabel