Dokumen-dokumen pada googledocs / googledrive, baik dokumen yang kita buat sendiri dan di-share dengan orang lain, ataupun dokumen-dokumen yang di-share ke kita, setiap saat bisa mengalami update yang mungkin dilakukan oleh orang lain yang tergabung dalam kelompok sharing.
Untuk menghindarkan diri kita di-cap "lambat update", google menyediakan fasilitas yang akan memberitahu kita jika dokumen dalam googledocs telah di-update oleh kolega-kolega kita. Caranya begini Brow ...
- Dokumen nya dibuka dulu ...
- Lihat menu bar ... dan klik saja Tools, lalu klik (lagi) Notification rules ... (lihat gambar berikut)
- Ada dialog box yang muncul dan siap dicentang-centang, pilih saja yang anda sukai. Gambar dibawah ini adalah contoh centang-centangan yang suka saya
pakai. Jadi saya memilih "diberitahu jika ada setiap perubahan yang
dibuat" dengan cara "langsung dikirimi emailnya" dan juga "dikirimi ringkasan perubahan-perubahan yang dibuat dalam sehari".
- Klik SAVE .... beres dah !!
Nah ... kalau ada perubahan yang dilakukan seseorang maka kita akan menerima email, tentunya di googlemail anda, yang dikirim dari Googledocs, dengan Subject yang sama dengan nama file dokumen anda di googledocs. Di dalamnya ada pemberitahuan bahwa file tersebut telah di-update oleh seseorang lengkap dengan jam dan tanggalnya, dan juga catatan pada bagian mana telah dirubah.
Jadi gampang kan ? Kolaborasi dokumen secara online seperti ini sangat membantu pekerjaan kita untuk lebih cepat, efisien, dan akurat.
So .. kalau ada yang kurang jelas, silahkan tulis pertanyaannya ... ntar saya tanyakan ke pakarnya ...
Have a nice day ... love you all,
No comments:
Post a Comment